Um die Buchhaltung kommt kein Unternehmer je herum, ganz gleich ob er selbstständig tätig ist oder eine eigene Firma leitet. Besonders Solo-Selbstständige und Mittelständler sind auf einfache Lösungen angewiesen, die sich mit wenig zeitlichem und personellem Aufwand einrichten und nutzen lassen. Das muss die spezielle Buchhaltungssoftware für KMU können, um für Sie die beste Wahl zu sein.
Buchhaltung ist ein notwendiges Übel. Einerseits geben die Daten Ihnen und Ihrem Unternehmen Einblicke in das eigene Finanzmanagement, sich entwickelnde Verkaufs- und Kundenzahlen. Andererseits würden sich die meisten Selbstständigen eine vereinfachte Buchhaltung wünschen, die auch den Zeitaufwand berücksichtigt, der in die Erfassung der Einnahmen und Umsätze fließt. Viele Buchhaltungsprogramme versprechen diese Erleichterung. Einige davon bieten sogar einen personellen Service an, bei dem sich Experten die eingereichten Dokumente ansehen und die Kalkulation auf Schwachstellen prüfen. Aber funktioniert das?
Schlank statt unübersichtlich – Was brauche ich wirklich?
Eines der Hauptmerkmale einer guten Buchhaltungssoftware für KMU muss sein, dass sie alle Features bietet, die Sie benötigen – und nicht viel mehr. Der Funktionsumfang der Angebote reicht von kostenfreien Angeboten, die ausschließlich Rechnungsbelege erfassen und in Kategorien einordnen lassen, bis zu Komplettlösungen die zur Bilanzierung zugelassen sind. Wer bilanzpflichtig ist, kann mit einer solchen Software, die eine doppelte Buchführung ermöglicht, viel Zeit sparen. Wer jedoch nur auf der Suche nach einer schlanken Software ist, die ihn Belege nach Zweck und Kunden digital abheften lässt, wird von dem Angebot im Workflow gebremst.
Demoaccount und mehr – Buchhaltungssoftware für KMU gratis testen
Nicht alle Anbieter für Buchhaltungssoftware für KMU bieten einen kostenfreien Testzugang zu ihren Angeboten an. Der Blick auf die Übersicht der Angebote von Digiware, dem Spezialisten für digitale Firmensoftware, zeigt jedoch, dass viele der großen Anbieter einen solchen Service zur Verfügung stellen. Hier gibt es große Unterschiede, wie weit der Einblick in die Nutzung der Software geht. Demoaccounts, in denen alle Features getestet werden können, sind seltener geworden. Meist müssen Sie einen Kundenaccount anlegen, um den Umfang gratis zu testen.
Dabei sollten Sie alle möglichen Szenarien, die Ihnen im Geschäftsjahr begegnen, einmal durchspielen und vom Großkunden mit vielen kleinen Einzelrechnungen bis zur Abschreibung über mehrere Jahre alles ausprobieren. Welche Software erfüllt alle Ansprüche, die Sie an sie haben? Wie kommen Ihre Mitarbeiter mit dem Programm zurecht?
Erweiterbar über Module – Ihr Geschäft ändert sich ständig
Eine Möglichkeit, die sich nur schlecht in der Buchhaltungssoftware für KMU im Voraus testen lässt ist ein Branchen- oder Geschäftswechsel. Gerade Solo-Selbstständige müssen sich stets an den Markt und neue Situationen anpassen können. Dabei ist beispielsweise ein Wechsel von der Kleinunternehmertätigkeit in die Umsatzsteuerpflichtigkeit nicht selten. Auch das Einstellen von Mitarbeitern oder die Zusammenarbeit mit einem festen Partnerunternehmen kann eine Herausforderung darstellen. Aber lässt sich Ihre Software daran anpassen?
Wie flexibel die Angebote sind, erkennen Sie unter anderem an den verschiedenen Abo-Modellen. Solo-Selbstständige erhalten oft günstigere Abonnements für Finanzsoftware als Unternehmen. Dafür kann ein Account für bilanzpflichtige Firmen dann auch mehr und lässt sich um Module erweitern. Finden sich hierzu keine Informationen auf der Website des Anbieters, sollten Sie diese unbedingt im persönlichen Gespräch erfragen. Nichts ist frustrierender als die Einarbeit in eine Software, die dann Änderungen nicht mitgeht.
Digitale Features – Das können die Softwarelösungen heute
Wussten Sie, dass viele der angebotenen Finanzlösungen heute Rechnungen automatisch per Texterkennung einlesen können? Sogar reine Mobile-Apps beherrschen diesen Trick heute zuverlässig. Je besser die Texterkennung funktioniert, desto weniger Nacharbeit haben Sie mit den Rechnungen. In Zusammenarbeit mit einem modernen Firmenkonto können sogar Umsätze direkt diesen Rechnungen zugeordnet und kategorisiert werden. Diese Features sind natürlich besonders wichtig, wenn Sie die Finanzbuchhaltung (auch FiBu genannt) intern organisieren oder als Einzelperson für Ihre Buchhaltung zuständig sind. Eingangsrechnungen, Ausgaben, Quittungen, Kassenzettel, Kontoauszüge und vieles mehr können so einfach digital abgelegt werden.
Das muss natürlich GoBD-konform geschehen. Ihre und die Daten Ihrer Kunden müssen zu jeder Zeit geschützt sein, auch wenn sich die Buchhaltungssoftware für KMU mit einer Cloud synchronisiert. Zugriff auf Ihre Datenbanken haben Sie bei vielen Anbietern über das Programm, eine browserbasierte Oberfläche oder eine mobile App. Die Synchronisierung erlaubt Ihnen den Nachweis von Zahlungen, egal wo Sie gerade sind.
Schnittstellen in der FiBu – DATEV, Elster und mehr
Egal ob Sie Ihre Buchhaltung selbst erledigen, intern an Mitarbeiter übertragen oder eine externe Verwaltung und Steuerberatung beauftragen, am Ende müssen alle Daten an Ihr zuständiges Finanzamt übermittelt werden. Das geschieht klassischerweise durch das Ausfüllungen von Steuererklärungen und Aufstellen von Bilanzen. Fast alle digitalen Finanzbuchhaltungs-Angebote verfügen über Schnittstellen, um die Daten sofort zu exportieren oder zu versenden. Aber Achtung, nicht alle Programme bedienen alle gängigen Schnittstellen.
Besonders häufig wird eine automatische Übermittlung an Elster kostenlos angeboten oder stellt im Gegenteil die Ausnahme von der kostenlosen Nutzung der Software dar. Das ist praktisch, wenn Sie sich sicher sind, dass alle Belege korrekt zugeordnet wurden. Andernfalls ist der Export in DATEV oder das Versenden an den Steuerberater wichtig, besonders im Jahresabschluss. Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie prüfen, ob Ihre Schnittstelle angeboten wird und dafür unter Umständen hohe Gebühren anfallen.
Fazit: Sparen Sie auch wirklich Zeit und Mühe?
Was ist einfacher und schneller? Die Erfassung der Belege in Exceltabellen und die hauseigene Verwaltungssoftware oder das automatische Scannen der Belege mit einer Buchhaltungssoftware für KMU? Das kommt ein wenig auf die Benutzerfreundlichkeit der Apps und Browserlösungen an. Vor allem die mobilen Apps sind oft sehr ungenau bei der Texterkennung. Hier müssen Sie alle Belege nach dem Einlesen abgleichen, um Fehler sofort zu erkennen. Lösungen, die eine ständige Internetverbindung benötigen, werden ebenfalls gern zum Problem, beispielsweise unterwegs mit der Bahn.
Bevor Sie sich final für eine Finanzbuchhaltungs-Software entscheiden, sollten Sie daher das gewählte Programm mit einem Monats-Abonnement auf Herz und Nieren testen und für den Zeitraum eventuell alle Belege doppelt erfassen. Haben Sie das Gefühl, die Buchhaltungssoftware für KMU spart wirklich Zeit und Geld und arbeitet zuverlässig bei intuitiver Bedienung, können Sie die Lösung in Ihrem Unternehmen implementieren. So haben Sie für die kommenden Jahre ein nützliches und exaktes Tool zur Hand, mit dem Sie Ihre Finanzen im Blick behalten und korrekt verbuchen.